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Hola. Soy nuevo, ¿por dónde empiezo? Los primeros momentos del enamoramiento son irrepetibles, mágicos y a la vez profundamente caóticos y llenos de incertidumbre.

Cuando conocemos por primera vez al que será nuestro producto podemos vivirlo como una experiencia agradable o terrible, dependiendo en gran medida de una serie de factores que me gustaría compartir con vosotros.

Nueva empresa, nuevos compañeros, nuevo producto. Me gustaría empezar a modelar con vosotros un paso a paso, una guía de lo que debería ser un onboarding óptimo y una curva de aprendizaje lo más corta y productiva posible tanto para un Product Owner como para un Product Manager cuando comienza en un nuevo puesto de trabajo gestionando un producto desconocido.

El objetivo de este artículo es compartir con las personas que gestionamos producto un primer borrador e iterar con vuestros comentarios y feedback hasta que entre todos encontremos el how to definitivo. ¿Aceptas el reto?

La montaña rusa emocional del onboarding

Da igual que estéis en un rol de Devops, QA, Product Manager, responsable de línea de cajas de un supermercado, coordinador de un equipo de teleoperadores, Head of Milk de la oficina, etc. 

Existe una constante universal cuando empezamos en un nuevo puesto de trabajo: caos, alto grado de incertidumbre, muchas personas, responsabilidades, términos técnicos y conceptos extraños, dinámicas, procesos, herramientas… VUCA en esencia.

La duración de este periodo oscila en torno a los 45(*) días, aunque depende de la persona, del rol que va a desempeñar y de la organización. Alrededor del mes y medio llegamos a un punto de estrés máximo y después comenzamos a descender la gráfica controlando más nuestro entorno laboral, contexto, dominando los aspectos esenciales, produciendo y aportando valor.

(*) Aunque existe información que habla de este periodo de tiempo como en este artículo de Factorial HR, me baso en esta cifra como aproximación en base a mi experiencia.

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En el caso del Product Owner / Product Manager se intensifica esta montaña rusa por tratarse de un perfil con tendencia a tenerlo todo bajo control, dominando cada área o ámbito de nuestro producto para ofrecer la mejor solución. Es necesario que nos preparemos.

Cómo prepararse para la montaña rusa emocional del onboarding

Lo primero que debemos tener en cuenta sobre este periodo es que se trata de un proceso normal y necesario. Es un proceso de aprendizaje en el que nuestra mente se está adaptando a toda la información que estamos absorbiendo, luchando contra creencias limitantes de nuestros trabajos anteriores, adaptándose a nuevos modelos de trabajo, tratando de incorporar conocimientos previos, lo que llevamos en nuestras mochilas para aportar ese valor extra que como individuos nos hace únicos. Repito, esto que estamos viviendo es un proceso normal y necesario.

Lo segundo que debemos tener en cuenta es que se trata de un proceso temporal. Como decía, este periodo oscila en torno a los 45 días. Seamos conscientes de ello. Como seres humanos tenemos una tendencia natural a tratar estas situaciones de manera absoluta, a universalizar, a pensar que siempre será así.

En esta situación podemos cometer el error de pensar en términos de «todo, siempre, nunca, nadie, jamás, etc». Aquí hay dos reglas útiles: temporalidad y exageración de este tipo de términos.

Temporalidad es pensar que tras esos 45 días seremos capaces de tomar el control de forma cada vez más sólida. Exageración de este tipo de términos es cuestionarnos, por ejemplo «¿seguro que esto nunca va a cambiar, nunca jamás? ¿De verdad siempre se va a mantener así cada minuto de cada día durante los próximos diez años?».

Cuando nos cuestionamos de forma exagerada y reducimos al absurdo estas exageraciones emprendemos el camino de la consciencia crítica.

Lo tercero nace de nuestra autoexigencia, asumimos demasiada responsabilidad en un periodo muy corto de tiempo. A mi manera de entender, lo habitual es que nuestros responsables, las personas que nos van a facilitar el onboarding sean capaces de entender que vamos a vivir un periodo de aprendizaje hasta que tomemos el control del nuevo puesto de trabajo.

Nuestra autoexigencia es nuestro peor enemigo. Somos personas con una mente plástica capaces de adaptarnos, sí, pero gracias a un periodo de aprendizaje normal, necesario y temporal. Mi mantra: «Estoy aprendiendo, soy mejor que ayer, peor que mañana».

Permitámonos fallar, este es el mejor momento para fallar, siempre podemos decir «Lo siento, soy nuevo, acabo de llegar, gracias» (sonrisa inocente).

Lo externo: 11 pasos para empezar a dominar el producto

Antes de empezar varios puntos a tener en cuenta. El orden no es obligatorio, a mi me parece una buena forma de ordenarlo pero realmente existen tantas formas de abordarlo como profesionales.

Escoge lo que mejor se adapte a tu situación y si crees que he olvidado comentar algo, no dudes en decírmelo en los comentarios, ¡convirtamos este paso a paso en una ayuda que aporte valor a toda persona que lo necesite!

Voy a hablar de herramientas pero no voy a entrar a describirlas ni contaros cómo usarlas, lo doy por hecho. Si necesitas más información en este punto puedes echarle un ojo a nuestro Product Ownership Toolkit y a nuestro libro Product Academy Vol.1.

El segundo punto es, si no existe algo de lo que voy a hablar es altamente recomendable que lo crees tú. Marca la diferencia, te posiciona, te permite comprender mejor tu contexto y preparar el terreno para una dinámica de trabajo a medio/largo plazo mucho más productiva.

Obviamente no es lo mismo crear unos OKRs para toda la compañía que un mapa de dependencias relacionado con la arquitectura de tu producto, al mismo tiempo estoy convencido de que siempre podemos hacer algo que nos acerque a conseguir estos pasos directamente desde nuestro círculo de influencia.

Ahora sí, al lío:

1. Define quién es tu producto, quién es tu cliente y qué problema resuelve

Estudia la documentación. Entiendo que habrás investigado o preguntado lo suficiente antes de entrar en este trabajo, pero si no es así aprovecha a tener reuniones con tus responsables para que te hablen de la situación actual del producto, los pain-points actuales a resolver y la visión estratégica que se plantea.

A menudo nos encontramos que la documentación es escasa o nula, aprovecha esta oportunidad para crear tu propia documentación. Usa recursos como Lean Canvas, fichas de Personas para definir a tu usuario/cliente, empathy maps, plantea estrategias de discovery hasta que este punto esté resuelto.

2. Conoce a tu equipo de producto

Aprovecha las dinámicas de equipo, eventos, interrelaciones e interdependencia que existan.

Sácale punta a tus dotes de liderazgo. Si trabajas en entornos ágiles y tienes en el equipo un Scrum Master, Agile Coach, Delivery Manager, aprovecha para que te cuente cómo es el equipo en su conjunto, cómo son las personas que lo integran y cómo podéis ayudar a potenciar al equipo para llevarlo hacia el alto rendimiento.

3. ¿Quién es negocio y qué espera de ti y tú producto?

Conoce qué es core para tu negocio y qué es secundario o menos relevante, cuáles son los pain-points a los que se enfrentan habitualmente y cómo puedes ayudar a resolverlos desde tu gestión de producto.

Aprovecha para definir qué consideran tus responsables/negocio como éxito en tu misión (entendiendo misión como rol, puesto de trabajo), cuál es la visión que tienen del producto.

4. ¿Quiénes son tus stakeholders y qué diferencia hay entre negocio y esos stakeholders?

Identifícalos, preséntate a cada uno de ellos para tomar la temperatura y establecer una buena relación, haz un mapa de stakeholders para identificar además dependencias/impactos que te ayudarán en pasos posteriores.

5. Conoce a tus homólogos

Product Owners y Product Managers de otros productos de la organización. Cada uno tiene su forma de trabajar, pero siempre es enriquecedor observar cómo trabajan otras personas en situaciones similares a la tuya para nutrir tu propia gestión.

Aprovecha para averiguar a qué pain-points se enfrentan en su día a día y tomar la temperatura al clima de la organización / cultura de producto.

6. Familiarízate con la Arquitectura, la deuda técnica, las incidencias actuales y su nivel de criticidad

Este punto puede ser completamente opcional, si bien es cierto que cubrirlo supone adquirir un mayor ownership de tu producto y mejorar la comunicación con los compañeros de desarrollo del equipo de tu producto.

Establece métricas y límites para diferenciar los fuegos DEFCON-1 de los fuegos DEFCON-5 y de esta manera mantener la calma ante situaciones de estrés. En este punto es importante crear un mapa de dependencias con otros sistemas o áreas de la organización.

Esto nos ayudará a levantar necesidades en otras áreas de forma rápida cuando estamos definiendo una funcionalidad.

7. Adapta el proceso de creación de producto

Entiende, interioriza y adapta el proceso de creación de producto definido por la compañía. Por ejemplo: Product Discovery (What, who, why), experimento + validación, User Story Mapping, etc.

8. Familiarízate con el backlog actual para empezar a aportar valor a corto plazo

Desde mi punto de vista empezaría por el backlog que está trabajando en este momento el equipo, en este sprint por ejemplo si estamos trabajando en Scrum, seguiría por hacer inmersión en aquello que se está refinando para tomar el control sobre aquellas indefiniciones que existan por parte de negocio/usuario, y acabaría por el product backlog para entender qué se esperaba a corto plazo antes de tu llegada.

Sobre cada ítem es necesario que cuando los leas seas capaz de explicárselo a otras personas. Recuerda que no estás sola/o, apóyate en el equipo, el Tech Lead, el SM/AC/DM, etc.

9. Conoce los OKRs y objetivos actuales

Tanto de tu producto como de la organización para conocer desde la estrategia de la compañía hasta la dirección que emprenderán las diferentes áreas que afectan a tu producto.

Si no usan herramientas de este tipo sería bueno plantear implementarlas, aunque a corto plazo toma el mando y defínelas para tu equipo, ya habrá tiempo de cambiar el mundo. Si ya existen debes entender de dónde nacen, para qué y por qué. Cuestiona lo establecido en la medida de lo posible para entender cuáles son las motivaciones que han llevado a esta definición.

10. Conoce o construye tu Roadmap

En base a los objetivos del punto anterior y construye tu propio backlog priorizado teniendo en cuenta el roadmap y el backlog previo a tu llegada.

No es necesario hacer un roadmap completo a un año vista, empecemos por el primer trimestre del año y sobre eso vamos construyendo. Pide feedback cuando lo tengas al equipo y responsables de negocio para que puedan darte sus impresiones.

11. Conoce y domina los dashboards

Por último pero no menos importante, conoce y domina los dashboards que monitorizan tu producto, hacen seguimiento de las nuevas funcionalidades y muestran las métricas que importan y/o métricas accionables para tomar decisiones relevantes.

Me suena redundante decir a estas alturas que lo que no se mide no se puede mejorar, al mismo tiempo es necesario tenerlo muy presente. Apoyamos nuestras decisiones en datos, desarriesgamos con datos, mejoras con datos, etc.

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Es fundamental controlar el dato que gira en torno a nuestro producto y adaptarlo a nuestro contexto o en función de nuestras experiencia si fuera necesario.

Seguir estos pasos nos proporciona una colección de herramientas e información suficiente y necesaria para empezar a dominar la gestión de nuestro producto de una manera sencilla, operativa y optimizada.

Como ya he comentado antes se trata de una aproximación sobre la que poder iterar hasta que entre todos encontremos el mejor Onboarding Framework para el primer mes de un Product Owner / Product Manager que comienza a gestionar producto en una nueva empresa.

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