«No tengo ni idea de la estrategia de la empresa para este año», «Entiendo la estrategia general, pero mis objetivos están muy poco definidos o no son factibles en absoluto»… ¡Cuántas veces he escuchado comentarios así!

Este tipo de fallos de funcionamiento son un gran motivo de preocupación para un CPO, pues a menudo se traducen en:

  • Una falta de participación de los equipos, que no parecen implicarse en la elaboración de la estrategia empresarial y la definición de sus propios objetivos.
  • Falta de motivación de los miembros del equipo, lo que puede convertir el trabajo en algo mecánico y repetitivo.
  • Problemas de unificación y coordinación entre los equipos, lo que genera productos de menor calidad y un desperdicio de recursos.
  • Una infravaloración del trabajo realizado y de los esfuerzos del equipo, lo que acaba afectando a la moral colectiva.
  • Un producto incoherente, fruto de decisiones contradictorias.
  • Cualquier producto que no ayude a la empresa (en su conjunto) a lograr sus objetivos (a veces, el producto es solo una especie de impulso, entre tantos otros, para lograr estos objetivos).

A continuación, os muestro una presentación del método OKR que funciona muy bien para los equipos de Producto y que yo mismo suelo implementar en Thiga.

Este artículo se basa en el segundo capítulo de nuestro libro Organizaciones orientadas a Producto

OKR = Objectives 🎯 & Key Results 🏋️

El método OKR se creó en Intel y fue implementado por Google en 1999. Desde entonces, Google ha sistematizado este enfoque y muchas otras empresas han seguido su ejemplo.

Este método es muy sencillo y se basa en dos pilares:

  1. Objetivos ambiciosos e inspiradores.
  2. Los resultados clave (key results) que son indicadores cuantificados y delimitados en el tiempo que permiten evaluar el cumplimiento de un objetivo determinado.

En el método OKR, los objetivos no se cuantifican y suelen ser bastante genéricos.

Los resultados clave son los que se encargarán de dar forma a las condiciones de éxito del objetivo: Esto permite:

  • Especificar el objetivo. «El lanzamiento de un MVP (Producto Mínimo Viable) con éxito» puede, por ejemplo, dividirse en varias dimensiones e indicadores: tasa de retención, nivel de satisfacción del usuario, impacto en prensa o medios…
  • Fijar un nivel de ambición cuantificado para cada dimensión.

No deberá multiplicarse el número de resultados clave; con un rango de 2 a 5 resultados clave por objetivo es más que suficiente, pues permite no perderse en demasiados indicadores, evitando así dejar de lado las dimensiones realmente importantes (como optimizar una tasa de transformación sin tener en cuenta la retención, por ejemplo).

Comenzar con una visión global 🔭

Los OKR se plantean en distintos niveles, entre otros en el nivel estratégico, y también en uno más práctico que cada equipo determinará.

A partir del «mission statement» (la razón de ser) de la empresa, la directiva debe definir lo que se considerará un éxito durante el próximo año, es decir, los OKR estratégicos de la organización. Para ello, y por lo general una vez al año, el director ejecutivo se reúne con el comité de dirección directiva para fijar los objetivos comunes a toda la empresa. Creemos que cada miembro del comité debe preparar esta reunión por separado y junto con su equipo correspondiente para identificar las aspiraciones y los criterios de éxito de cada entidad de la empresa.

Esto puede resultar en:

El equipo transforma estos objetivos estratégicos en objetivos de producto, lo que dará lugar a:

Los resultados clave… o la clave del problema 🗝️

Los KR se definen en cada equipo de producto de forma trimestral junto con sus objetivos, y se discuten con la directiva de igual manera. Te recomendamos que comiences por hacer una lista de todos los KR que te parezcan relevantes, pero sin llegar a cuantificarlos, y que asignes los grados de prioridad entre ellos; después, en una segunda etapa, selecciona los más prioritarios y define para cada uno el grado de aspiración cuantificado que lleva asociado.

También se pueden formular los KR de la siguiente manera: «Realizar X nuevas inscripciones durante este período», «para llegar a Y usuarios activos por día» mientras se espera que la cuantificación se lleve a cabo.

Se debe asociar un índice de confianza para cada KR. De hecho, un KR debe considerarse como algo muy ambicioso y difícil de lograr, pero no imposible. El índice de confianza transmite esa dimensión motivacional del método OKR: un buen KR debe tener un índice de confianza de aproximadamente un 50 %, es decir una oportunidad entre dos de lograr el objetivo. Eso significa que los equipos deben apuntar a lo más alto, asumiendo al mismo tiempo el riesgo de no llegar a conseguir el objetivo.

Cuando el período establecido (por lo general, un trimestre) llega a su fin, todos los equipos se reúnen para hacer un balance general de esa etapa y calcular el porcentaje de consecución de los distintos resultados clave según los indicadores fijados previamente.

Por lógica la mayoría de las empresas consideran el no alcanzar los objetivos como un fracaso. No ocurre así con el método OKR. El interés de los OKR no es únicamente cumplir los objetivos, sino también aportar transparencia, coordinar los equipos, animar a las empresas y a las personas a superarse, y a hacerlas conscientes de lo que son capaces de hacer en un tiempo específico.

En este sentido, también es preferible evitar asociar el cumplimiento de los OKR con un sistema de remuneración por primas; si se quiere realmente asociar los OKR con una remuneración, es recomendable acordar una prima a un colaborador incluso si no ha alcanzado sus OKR al 100 %, siempre y cuando este haya demostrado su esfuerzo y que el trabajo llevado a cabo para alcanzar dichos objetivos ha sido óptimo.

Las iniciativas: 3er pilar del método OKR 🏛️

Junto con los objetivos y KR, las iniciativas son el tercer y último pilar del método OKR; una iniciativa es una acción planificada que tiene como meta hacer evolucionar favorablemente uno o varios KR. Se trata de la lista de «acciones» del equipo. Al igual que los objetivos y KR, las iniciativas deben ser transparentes y llevar un seguimiento a largo del tiempo, bien como un Kanban u otro tipo de tablero visual.

Así, llegamos a esta situación:

Para asegurarse de que los objetivos sean realmente un factor en la organización del trabajo diario, y marcar un ritmo al equipo, recomendamos que el trabajo del equipo de Producto se realice de forma similar al de Scrum.  El Sprint planning inspirado en Scrum ayuda a determinar el plan de acción para, por ejemplo, los próximos 15 días:

  • ¿Cuáles son las 3 o 4 iniciativas que el equipo planea llevar a cabo a lo largo del sprint para avanzar en uno o dos KR?
  • ¿Cuáles son los proyectos que llegarán a lo largo del mes y que habrá que anticipar?

No todo el mundo podrá participar en todos estos acontecimientos: organízalos por equipo (a ser posible, de forma multidisciplinar), pero no te olvides tampoco de comunicar los resultados en la empresa (gestión visual, boletines de noticias, puntos de sincronización rápida, canal de Slack específico…) También puedes inspirarte en este sencillo formato de boletín de noticias para compartir los avances en los OKR:

  • Lista de objetivos y KR y recordatorio del nivel de confianza para cada uno de ellos (priorizando aquellos que se han revisado al alza o a la baja).
  • Recordatorio de las iniciativas llevadas acabo durante la semana o los 15 días previos.
  • Propuesta con nuevas iniciativas para el siguiente período trimestral.

En resumen: un método sencillo solo en apariencia

El método OKR parece muy sencillo, pero su implementación es bastante compleja:

Si quieres dominarlo a la perfección en tu equipo de Producto, ten en cuenta las siguientes dificultades:

  • No definas los OKR de forma descendente (top down) y permite a tu equipo definir sus propios objetivos, siempre y cuando estén relacionados con los objetivos estratégicos de la empresa, y llega a un acuerdo con ellos si es necesario.
  • No te olvides de comunicar con claridad todo lo relacionado con los objetivos: cada equipo tiene que tener claro en todo momento no solo los objetivos de la empresa, sino también quiénes son los otros equipos que la componen. Pon en práctica una herramienta sencilla para que cada uno pueda visualizar y hacer seguimiento sus propios OKR y los de otros equipos.
  • No multipliquéis los objetivos. Para una primera implementación de los OKR, os aconsejamos que os centréis en uno o dos objetivos concretos, para después ampliar vuestra línea de acción según transcurran los trimestres.
  • Variad los tipos de KR y no os centréis en uno o dos KPI clave; pensad bien todas las posibles opciones para tener éxito.
  • Estableced un grado de ambición en función de la experiencia de vuestro equipo y su capacidad para asumir riesgos para evitar que se desmoralicen: los OKR están diseñados para motivar, pero no para ser inalcanzables.
  • Evitad lo máximo posible definir los objetivos o KR como «resultados» (outputs): es mejor considerarlos como una «continuación del proyecto» o una «entrega de la nueva versión». Los OKR son más eficaces cuando se gestionan como «resultados» (outcomes) que miden el funcionamiento eficaz de los equipos.

Recursos con los que llegarás más lejos

Ejemplos de OKR: este sitio incluye numerosos ejemplos de OKR, clasificados según el tipo de actividad. Siempre es interesante compartir ejemplos específicos con los colaboradores para que puedan imaginarse cómo serán sus propios objetivos.

Bibliografía:

  • Por supuesto, recomendamos nuestro libro Organizaciones orientadas a productos, que incluye un capítulo sobre el método OKR.
  • Radical Focus:Achieving Your Most Important Goals with Objectives and Key Results. En esta obra de referencia, publicada en 2016, Christina Wodke explica de forma detallada todas las etapas para establecer sus OKR, así como los retos a los que se enfrenta con sus clientes cuando los acompaña a Estados Unidos.
  • re:Work – Set Goals With OKR Esta documentación disponible en línea y editada por Google incluye todas sus buenas prácticas, que se pueden explorar por categoría. También recomendamos encarecidamente ver la presentación completa de Google Ventures: How Google sets OKR.
  • Herramientas para poner en práctica y seguir los OKR: Perdoo, Weekdone, 7Geese, Javelo…

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